Podmínky zpracování osobních údajů

Není-li v těchto Podmínkách stanoveno jinak, slova s počátečním velkým písmenem mají význam uvedený v příloze A těchto Podmínek.

Tyto Podmínky upravují zpracování a zabezpečení Osobních údajů Společnosti.

Smluvní strany berou na vědomí a souhlasí s tím, že:

1. společnost Alfréd Jobs je zpracovatelem Osobních údajů Společnosti;
2. Společnost je správcem, případně zpracovatelem Osobních údajů Společnosti;
3. obě Smluvní strany se zavazují plnit své povinnosti vyplývající z platných právních předpisů o zpracování Osobních údajů Společnosti.

Pokud Společnost jedná jako zpracovatel, zaručuje se společnosti Alfréd Jobs, že její pokyny a jednání týkající se Osobních údajů Společnosti, včetně jmenování společnosti Alfréd Jobs dalším zpracovatelem, byly schváleny příslušným správcem.

Přistoupením k těmto Podmínkám Společnost dává společnosti Alfréd Jobs pokyn ke zpracování Osobních údajů Společnosti výhradně v souladu s platnými právními předpisy: a) poskytovat Zpracovatelské služby; b) jak dále vyplyne z užívání Zpracovatelských služeb Společností; c) v souladu se Smlouvou, včetně Podmínek; a d) jak bude dále uvedeno v jakýchkoli jiných písemných pokynech, které Společnost vydá a společnost Alfréd Jobs jako pokyny pro účely těchto Podmínek přijme.

Zpracování Osobních údajů Společnosti bude probíhat po dobu trvání Smlouvy a dále až do vymazání veškerých Osobních údajů Společnosti v souladu s těmito Podmínkami.

Pro účely Zpracovatelských služeb poskytovaných Společnosti bude společnost Alfréd Jobs zpracovávat Osobní údaje Společnosti prostředky automatizovaného zpracování.

Osobní údaje Společnosti mohou zahrnovat osobní údaje shromážděné systémem Alfred během jeho užívání, přihlašovací údaje, identifikační údaje, údaje uživatelského typu, kontaktní údaje, komunikační údaje a záznamy hlasu a obrazu.

Osobní údaje Společnosti se budou týkat těchto kategorií subjektů údajů:

subjektů údajů, o kterých společnost Alfréd Jobs shromažďuje osobní údaje v rámci poskytování Zpracovatelských služeb; a/nebo

subjektů údajů, jejichž osobní údaje jsou společnosti Alfréd Jobs předávány v souvislosti se Zpracovatelskými službami Společností, na její pokyn nebo jejím jménem.

V závislosti na povaze Zpracovatelských Služeb mohou tyto subjekty údajů zahrnovat a) zaměstnance Společnosti nebo jiné spolupracovníky Společnosti; b) členy orgánů Společnosti; c) zákazníky Společnosti.

Pokud třetí osoba, zejména subjekt údajů nebo dozorový úřad, požádá kteroukoli ze Smluvních stran o jakékoli informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů na základě Smlouvy nebo těchto Podmínek, nebo v této souvislosti podá nějakou žádost nebo uplatní proti některé Smluvní straně jakékoli právo, zavazuje se tato Smluvní strana o tomto postupu bez zbytečného odkladu informovat druhou Smluvní stranu.

Společnost odpovídá za splnění všech svých povinností v souvislosti se zpracováním Osobních údajů Společnosti, zejména povinností informovat subjekty údajů o zpracování Osobních údajů Společnosti, získat v případě potřeby souhlas se zpracováním Osobních údajů Společnosti, reagovat na žádosti subjektů údajů týkající se výkonu jejich práv (jako je právo na poskytnutí informací, právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku apod.). Společnost dále odpovídá za plnění veškerých oznamovacích povinností vůči jakémukoli dozorovému úřadu v souvislosti se zpracováním Osobních údajů Společnosti, zejména vyrozumění dozorového úřadu o jakémkoli případu porušení zabezpečení osobních údajů.

Společnost je výhradně odpovědná za to, že se seznámí s Podmínkami a že vyhodnotí, zda bezpečnostní opatření a závazky společnosti Alfréd Jobs uvedené v těchto Podmínkách vyhovují potřebám Společnosti, včetně toho, zda odpovídají bezpečnostním povinnostem Společnosti podle platných právních předpisů.

Společnost bere na vědomí a souhlasí s tím, že (s přihlédnutím ke stavu technologií, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu, účelům a různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro fyzické osoby) bezpečnostní opatření zavedená a udržovaná společností Alfréd Jobs uvedená v těchto Podmínkách poskytují úroveň ochrany odpovídající rizikům vztahujícím se k Osobním údajům Společnosti.

Pokud společnost Alfréd Jobs obdrží v průběhu zpracovávání Osobních údajů Společnosti jakoukoli žádost subjektu údajů v souvislosti s Osobními údaji Společnosti, požádá subjekt údajů, aby se obrátil se svou žádostí na Společnost, a Společnost ponese odpovědnost za vyřízení jakékoli takové žádosti.

Pro potřeby ochrany Osobních údajů Společnosti se společnost Alfréd Jobs zavazuje, že během zpracování Osobních údajů Společnosti v souladu s těmito Podmínkami:

• přijme vhodná opatření, aby zajistila dodržování bezpečnostních opatření ze strany svých zaměstnanců a dodavatelů v rozsahu odpovídajícím rozsahu jejich činnosti, včetně toho, že zajistí, aby se veškeré osoby oprávněné zpracovávat Osobní údaje Společnosti zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost zachovávat mlčenlivost;
• zavede a bude udržovat technická a organizační opatření chránící Osobní údaje Společnosti proti případům porušení zabezpečení osobních údajů uvedená v příloze B těchto Podmínek;
• nezapojí do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího souhlasu Společnosti, s výjimkou poskytovatelů cloudových služeb zajišťujících předávání údajů mezi Smluvními stranami, servisního personálu společnosti Alfréd Jobs a jejích servisních partnerů, kteří Společnosti poskytují služby technické podpory a údržby, a vývojářů softwaru společnosti Alfréd Jobs s tím, že v případě zapojení těchto zpracovatelů společnost Alfréd Jobs zajistí, že se zaváží dodržovat tyto Podmínky;
• v rozsahu přiměřeném povaze zpracování a dostupným informacím bude společnost Alfréd Jobs Společnosti poskytovat podporu při zajišťování vhodných technických a organizačních opatření pro zabezpečení osobních údajů, oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů jakémukoli dozorovému úřadu nebo subjektu údajů, posouzení dopadu na ochranu osobních údajů a s předchozími konzultacemi s dozorovým úřadem;
• bude Společnosti poskytovat nezbytné informace, které může od společnosti Alfréd Jobs spravedlivě požadovat za účelem splnění své povinnosti vyřídit žádost subjektu údajů o uplatnění jeho práv vyplývajících z právních předpisů na ochranu osobních údajů;
• při ukončení poskytování Zpracovatelských služeb smaže Osobní údaje Společnosti včetně veškerých kopií, ledaže by právo Evropské unie nebo členského státu vyžadovalo, aby byly tyto údaje uchovávány;
• poskytne Společnosti veškeré informace potřebné k doložení toho, že společnost Alfréd Jobs plní povinnosti stanovené v Podmínkách, a umožní Společnosti nebo jinému auditorovi pověřenému Společností provádět audity včetně inspekcí v souladu s podmínkami auditu stanovenými v příloze C těchto Podmínek a sama se na nich bude podílet.

Tyto Podmínky byly vyhotoveny v českém, slovenském a anglickém jazyce. Veškeré povinnosti společnosti Alfréd Jobs vůči Společnosti v souvislosti s těmito Podmínkami budou plněny v slovenském, českém nebo anglickém jazyce, dle výhradního uvážení společnosti Alfréd Jobs.

Stane-li se kterékoli ustanovení těchto Podmínek neplatným, nicotným, neúčinným nebo nevymahatelným, zbývající ustanovení těchto podmínek tím nejsou dotčeny. Smluvní strany se dohodly, že taková neplatná, neúčinná, nicotná nebo nevymahatelná ustanovení těchto Podmínek nahradí platnými, účinnými a vymahatelnými ustanoveními, která nejsou nicotná, a sú stejného obchodního a právního významu ve lhůtě 14 (čtrnácti) dnů od doručení žádosti druhé Smluvní strany.

Změní-li se platné právní předpisy, výklad právní úpravy nebo praxe pro interpretaci platných právních předpisů, je společnost Alfréd Jobs oprávněna tyto Podmínky v přiměřeném rozsahu změnit. Společnost Alfréd Jobs oznámí změnu těchto Podmínek na svých internetových stránkách a e-mailem na poslední známou e-mailovou adresu Společnosti používanou pro komunikaci se společností Alfréd Jobs. Pokud Společnost neodmítne změněné Podmínky ve lhůtě 1 (jednoho) měsíce od doručení oznámení Společnosti, má se za to, že Společnost tyto upravené Podmínky přijímá. Pokud Společnost upravené Podmínky v této lhůtě odmítne, považuje se tato skutečnost za výpověď těchto Podmínek s výpovědní lhůtou 2 (dvou) měsíců; během této lhůty se použijí poslední Podmínky přijaté oběma Smluvními stranami.

Zrušení Podmínek v souladu s tímto článkem nepředstavuje ukončení Smlouvy; pokud se však Smluvní strany po zrušení těchto Podmínek nedohodnou na nových podmínkách zpracování v souladu s platnými právními předpisy ve lhůtě 2 (dvou) měsíců, má kterákoli ze Smluvních stran právo ukončit Smlouvu písemnou výpovědí zaslanou druhé Smluvní straně s účinností ke dni doručení.

Vymezení pojmů

Smlouva

smlouva mezi Smluvními stranami, do níž jsou začleněny tyto Podmínky formou odkazu, zejména smlouva o užívání Systému Alfred, uzavřená okamžikem, kdy Společnost přijala „Obchodní podmínky systému Alfred pro společnosti“.

GDPR

je Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Zpracovatelskými službami

se rozumí služby poskytované společností Alfréd Jobs Společnosti na základě Smlouvy a veškerá technická podpora, která zahrnuje zpracování osobních údajů.

Společností

se rozumí obchodní společnost, která uzavřela Smlouvu se společností Alfréd Jobs.

Osobními údaji Společnosti

se rozumí osobní údaje, které společnost Alfréd Jobs zpracovává jménem Společnosti při poskytování Zpracovatelských služeb Společnosti.

Pojmy „správce“, „subjekt údajů“, „osobní údaje“, „případ porušení zabezpečení osobních údajů“, „zpracování“, „zpracovatel“ a „dozorový úřad“

mají význam uvedený v nařízení GDPR.

Bezpečnostní opatření

Ode dne účinnosti těchto Podmínek společnost Alfréd Jobs zavede a bude udržovat bezpečnostní opatření uvedená v této příloze B. Společnost Alfréd Jobs je oprávněna bezpečnostní opatření průběžně aktualizovat nebo měnit, pokud tyto aktualizace a změny nepovedou ke zhoršení celkové bezpečnosti zpracování.

Zásada závislosti na míře rizika. Společnost Alfréd Jobs bude pravidelně přezkoumávat rizika pro bezpečnost informací v souvislosti s osobními údaji a důležitými činnostmi Společnosti. Povinnost společnosti Alfréd Jobs zajistit bezpečnost osobních údajů plní vedoucí bezpečnosti, který působí v rámci vedení společnosti Alfréd Jobs.

Organizační bezpečnost. Společnost Alfréd Jobs zavede opatření k zabezpečení osobních údajů proti lidským chybám, zejména:

• přijme a bude udržovat vnitřní předpisy a dokumentaci vnitřní bezpečnosti;
• bude provádět pravidelná školení pracovníků o zásadách zacházení s osobními údaji a o riziku pro bezpečnost informací;
• zajistí, aby se všichni zaměstnanci, dodavatelé a jiné třetí osoby, které mají přístup k osobním údajům, zavázali ke smluvní odpovědnosti;
• stanoví a bude dodržovat postupy pro práci s klíčovými aktivy společnosti Alfréd Jobs, zejména s Osobními údaji Společnosti.

Technická opatření. Společnost Alfréd Jobs zavede vhodná technická opatření k zabezpečení osobních údajů, zejména:

• antivirové řešení k ochraně serveru před malwarem;
• řešení bezpečnosti sítě spojující firewally, nastavení vlastností sítě a další technologie;
• šifrování přenosů údajů v systému Alfred pomocí protokolu HTTPS;
• bezpečné ukládání osobních údajů v SQL databázi na serveru na území Evropské unie;
• zálohování důležité infrastruktury a dat.

Zabezpečení pracoviště. K zabezpečení osobních údajů uložených v písemné formě a na výpočetních zařízeních, zavede společnost Alfréd Jobs zejména:

• postupy a zásady pro přístup k osobním údajům;
• zabezpečení prostor a digitálního úložiště na pracovišti.

Pravidla auditů

1. Společnost je povinna odesílat jakékoli žádosti o provedení auditu výhradně na e-mailovou adresu společnosti Alfréd Jobs alfred@alfred.cz.
2. Poté, co společnost Alfréd Jobs obdrží žádost o provedení auditu, společnost Alfréd Jobs a Společnost předem sjednají: i) přiměřený termín (termíny) a způsoby zajištění bezpečnosti a důvěrnosti pro jakýkoli audit a ii) přiměřený termín začátku auditu, jeho rozsah a trvání a způsoby zajištění bezpečnosti a důvěrnosti pro jakýkoli audit.
3. Za jakýkoli audit, který si Společnost vyžádá, je společnost Alfréd Jobs oprávněna účtovat poplatek (na základě vlastních přiměřených nákladů). Společnost Alfréd Jobs poskytne Společnosti před takovým auditem další podrobnosti o jakémkoli poplatku, který se uplatní, a o způsobu jeho výpočtu. Jakékoli poplatky účtované auditorem, kterého Společnost pověří provedením takového auditu, ponese Společnost.
4. Společnost Alfréd Jobs je oprávněna vznést písemnou námitku proti osobě auditora, kterého Společnost pověřila provedením takového auditu, pokud se společnost Alfréd Jobs důvodně domnívá, že tento auditor není dostatečně způsobilý nebo nezávislý, že je konkurentem společnosti Alfréd Jobs nebo je jinak zjevně nevhodný. Vznese-li společnost Alfréd Jobs takovou námitku, bude Společnost povinna pověřit jiného auditora, nebo audit provést sama.